RPA 도입 2026 — 맡기기 전에 반복 업무 고르는 표 한 장

RPA 도입을 업체에 맡기기 전에 먼저 할 일은 맡길 업무를 표 한 장으로 고르는 것입니다. RPA는 사람이 컴퓨터로 반복하는 일, 예를 들어 사이트에서 자료 내려받기, 엑셀에 옮겨 적기, 같은 양식의 문서 만들기를 프로그램이 대신 하게 하는 방식입니다. 그래서 어떤 업무를 맡길지가 정해져야 업체도 범위와 기간을 말할 수 있습니다. 이 글의 표를 채우면 그대로 업체에 보낼 문의서가 됩니다. 비즈팝콘은 이런 반복 업무 자동화를 직접 만들고, 회사 업무에도 먼저 쓰고 있습니다.

2026년 10월 확인

이런 분이 읽으면 됩니다.

엑셀에 자료를 옮겨 적는 데 하루 1시간 넘게 쓰는 분
매일 같은 사이트에 들어가 같은 자료를 내려받는 분
RPA 업체에 연락하기 전에 무엇을 준비해야 할지 모르는 분

RPA 도입 전에 정할 것: 맡길 업무 고르는 표

아래 표에 지금 반복하는 업무를 한 줄씩 적어 보세요. 다섯 줄이면 충분합니다.

업무 이름	하는 사람	한 번에 걸리는 시간	한 달 횟수	자료가 오는 곳	사람 판단이 필요한가
(예시) 주문 메일을 엑셀에 옮기기	영업 지원 1명	30분	44번	메일 첨부 엑셀	처음 보는 품목만

표를 채웠다면 「한 번에 걸리는 시간 × 한 달 횟수」를 계산합니다. 위 예시라면 30분 × 44번 = 한 달 22시간입니다(위 숫자는 계산 예시입니다). 이 값이 크고, 사람 판단이 「거의 없음」이나 「일부만」인 업무가 첫 자동화 후보입니다.

칸마다 이렇게 적으면 업체가 바로 판단할 수 있습니다.

자료가 오는 곳: 메일, 사이트, 사내 프로그램, 종이 중 어디인지 적습니다. 종이라면 사진이나 스캔으로 받는지도 적습니다.
사람 판단: 「규칙대로 하면 된다」인지, 「이 경우엔 담당자가 정한다」인지 나눕니다. 판단이 필요한 경우가 있다면 어떤 경우인지 한 줄로 적습니다.
결과를 어디로 보내는지: 엑셀 파일, 사내 프로그램, 메일, 카카오톡 중 어디에 결과가 남아야 하는지도 적어 두면 좋습니다.

담당자 직접 답장RPA 도입 상담은 완전 무료입니다위 표를 채워 보내 주시면 무엇부터 자동화할지 순서와 대략 기간을 적어 보내 드립니다. 필요한 프로그램은 회사 사정에 맞춰, 합리적인 비용으로 만들어 드립니다.무료 상담 신청하기 →

비즈팝콘은 이렇게 합니다

비즈팝콘이 유통 도매사에 만든 수발주 자동화를 위 표에 채우면 이렇게 됩니다.

업무 이름	한 번에 걸리는 시간	한 달 횟수	자료가 오는 곳	사람 판단이 필요한가
판매 채널 주문을 모아 발주서 만들기	반나절	매일	여러 판매 채널	매입처가 애매한 주문만

이 줄이 첫 자동화 후보였고, 반나절 걸리던 일이 클릭 몇 번으로 줄었습니다.

맡기시면 이 순서로 진행합니다.

시간을 재 봅니다. 보내 주신 표로 어떤 업무에 몇 시간이 드는지 확인합니다.
효과가 큰 업무부터 고릅니다. 만들기 쉬운 순서가 아니라 줄어드는 시간 순서입니다.
한 업무에 먼저 붙입니다. 실제 업무에서 돌려 보고 결과를 같이 확인한 뒤 범위를 넓힙니다.
업무가 바뀌면 자동화도 고칩니다.

AI 자동화AI 자동화가 궁금하시면진행 순서·범위·사례를 상세 페이지에 정리해 두었습니다.자세히 보기 →

RPA 업체에 꼭 물어볼 것

표를 보냈다면 맡기기 전 단계에서 아래 다섯 가지를 확인하세요.

✓ 보낸 표를 보고 첫 업무 하나를 같이 골라 주나요?
✓ 자동화가 쓰는 로그인 계정은 누구 이름으로 만드나요? 담당자가 퇴사하면 어떻게 되나요?
✓ 돌려 보는 동안 사람이 한 결과와 자동화 결과를 나란히 비교해 보여 주나요?
✓ 자료를 주는 쪽에 연결 기능(API)이 있다면 그 방식으로도 만들 수 있나요?
✓ 맡긴 뒤 담당자가 매일 보는 화면은 무엇인가요?

계약 전에는 멈추거나 틀렸을 때를 따로 물어봐야 합니다. 그 다섯 가지 질문의 좋은 답과 피해야 할 답, 견적을 가르는 기준은 따로 정리했습니다. RPA업체 고를 때 물어볼 것

RPA보다 다른 방법이 나은 경우

한 달에 몇 번뿐인 업무라면 자동화보다 엑셀 양식을 정리하는 편이 낫습니다.
매번 사람이 판단해야 하는 업무는 자동화해도 확인하는 시간이 그대로 남습니다.
자료를 주는 쪽이 연결 기능(API)을 제공한다면, 화면을 클릭하는 방식보다 직접 연결하는 방식이 덜 멈춥니다.

자주 묻는 질문

Q. 기획서가 없어도 맡길 수 있나요?

맡길 수 있습니다. 위 표 한 장과 지금 쓰는 엑셀 파일이나 화면 캡처 한 장이면 충분합니다. 무엇을 자동으로 할지는 그 자료를 보고 같이 정합니다.

Q. 만든 뒤 업무 방식이 바뀌면 어떻게 하나요?

업무가 바뀌면 자동화도 고쳐야 합니다. 그래서 처음 맡길 때 「바뀌면 누가, 언제까지 고치는지」를 정해 계약서에 적어 두는 것이 좋습니다.

Q. RPA와 AI 업무 자동화는 다른가요?

RPA는 사람이 하던 클릭과 옮겨 적기를 정해진 순서대로 반복합니다. PDF나 사진으로 온 문서를 읽어 양식에 채우는 일처럼 내용을 읽어야 하는 단계가 있으면 AI가 그 부분을 맡습니다. 어느 쪽인지보다 어떤 업무를 맡길지가 먼저입니다. AI 업무 자동화, 어떤 일부터 맡길까

Q. 처음에 몇 개 업무부터 맡기나요?

한 업무부터입니다. 표에서 「시간 × 횟수」가 가장 큰 한 줄이 그 업무입니다.

보내 주실 것: 위 「맡길 업무 고르는 표」, 또는 지금 쓰는 엑셀이나 화면 캡처 한 장 받으실 것: 무엇부터 자동화할지 순서와 대략의 기간 — 다음 영업일까지 답해 드리고, 상담과 검토 답변은 무료입니다

📞 상담 1533-5459

출처

비즈팝콘 AI 비서·업무 자동화 안내 — 진행 순서·자동화 원칙
비즈팝콘 유통 도매사 수발주 자동화 사례(고객명 비공개)