엑셀 자동화로 주문서 한 장 만들기 — 메일·카톡·쇼핑몰로 오는 주문을 한곳에

엑셀 자동화로 주문을 정리하고 싶다면, 매크로를 짜기 전에 모든 주문이 들어갈 기준 표 한 장부터 정하세요. 기준 표의 칸은 주문 날짜, 거래처, 상품, 수량, 납기, 주문 경로 여섯 개입니다. 이 여섯 칸이 정해지면 메일 첨부든 카톡 사진이든 쇼핑몰 주문이든 같은 칸으로 모을 수 있습니다. 칸이 정해지지 않은 채 매크로부터 만들면, 거래처 양식이 한 줄만 바뀌어도 매크로가 멈춥니다.

주문이 세 곳으로 들어올 때 생기는 문제

많은 회사의 아침 주문 정리는 다음 순서로 진행됩니다. 메일함을 열어 첨부 엑셀을 하나씩 엽니다. 카톡으로 온 주문서 사진을 보며 숫자를 칩니다. 쇼핑몰마다 로그인해 주문을 내려받습니다. 그리고 이 주문들을 한 시트에 붙입니다.

이 과정에서 생기는 실수는 세 가지입니다.

누락 — 바쁜 날 메일 한 통을 못 보고 지나칩니다
중복 — 같은 주문이 메일과 카톡으로 두 번 와서 두 번 들어갑니다
오타 — 사진을 보고 옮기다 수량 한 자리가 틀립니다

세 가지 모두 당일에는 알기 어렵습니다. 거래처에서 「물건이 덜 왔다」는 전화가 와야 알게 됩니다.

우리 회사 숫자를 넣어 계산해 보세요. 하루 주문 건수 × 건당 옮겨 적는 분 × 한 달 근무일 = 한 달 취합 시간. 하루 60건, 건당 2분, 22일이면 2,640분, 44시간입니다. 한 사람이 한 달에 일주일 넘는 시간을 옮겨 적는 데 쓰는 것입니다.

엑셀 매크로만으로 주문을 정리하기 어려운 이유

엑셀 매크로는 정해진 모양의 파일을 빠르게 처리합니다. 그런데 주문은 정해진 모양으로 오지 않습니다. 거래처마다 양식이 다르고, 같은 거래처도 담당자가 바뀌면 열 순서가 바뀝니다. 카톡 사진은 애초에 엑셀이 아닙니다.

그래서 매크로는 몇 년 지나면 예외 처리가 계속 덧붙어 복잡해집니다. 만든 사람이 퇴사하면 고칠 사람이 없고, 어느 날 파일을 열면 오류가 납니다. 그때부터 다시 손으로 옮겨 적게 됩니다.

매크로가 나쁜 도구라는 뜻은 아닙니다. 들어오는 파일 모양이 하나로 정해져 있고 바뀌지 않는다면 매크로로 충분합니다. 문제는 주문 경로가 셋 이상이고, 파일 양식을 우리가 정할 수 없을 때입니다. 이때는 파일 양식을 맞추려 하지 말고, 주문 경로마다 따로 읽어서 기준 표에 맞춰 넣어야 합니다.

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사례: 엑셀 매크로가 손상된 유통 도매사의 수발주 자동화

비즈팝콘이 수발주 시스템을 만든 유통 도매사가 바로 이런 경우였습니다. 몇 년 쓰던 엑셀 매크로가 손상돼 있었습니다.

새로 만든 시스템은 주문을 주문 경로마다 따로 받습니다. 쇼핑몰 주문은 쇼핑몰 통합관리 서비스의 API로 18개 쇼핑몰에서 모으고, 통합관리 서비스에 연결되지 않은 판매처는 직접 수집합니다. 메일로 오는 주문서는 첨부 파일까지 읽어 옵니다. 이렇게 모인 주문이 같은 표로 정리되고, 매입처별 발주서까지 이어집니다.

사람이 하던 일은 아침마다 여러 화면을 열고 옮겨 붙이는 일이었습니다. 지금은 모인 결과를 보고 확인이 필요한 건만 확인합니다.

판매처마다 상품 이름이 다른 문제는 기준 상품표와 별칭표로 자동으로 맞춥니다. 처음 보는 상품명만 사람에게 확인을 받습니다. 이 매칭 방식은 거래처마다 다른 상품명, 자동으로 맞추는 법에 따로 정리해 두었습니다. → 유통 도매사 수발주 시스템 사례 보기

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주문을 기준 표 한 장으로 모으는 4단계

기준 표 정하기 — 날짜·거래처·상품·수량·납기·주문 경로, 여섯 칸을 먼저 확정합니다.
주문 경로마다 연결하기 — 메일은 받은편지함의 첨부를 읽고, 쇼핑몰은 주문 내역을 내려받습니다. 카톡으로 받은 사진·PDF는 정해 둔 메일함이나 폴더로 넘기면 시스템이 문서를 읽어 표로 바꿉니다.
중복 주문 빼기 — 거래처·상품·수량·날짜가 모두 같으면 한 건으로 묶고 표시합니다.
확인이 필요한 주문 따로 표시하기 — 수량이 비었거나 처음 보는 상품이면 자동으로 넘기지 않고 「확인 대기」로 분류합니다.

처음 한두 달은 지금 쓰는 엑셀과 함께 사용하며 숫자가 맞는지 확인한 뒤 옮겨 가는 편이 안전합니다. 또한 평소 주문이 들어오는 경로에서 하루 종일 주문이 한 건도 없다면 알림이 가게 해 두세요. 주문 수집이 멈췄는데 아무도 모르는 상황이 가장 위험합니다.

우리 회사 주문도 자동으로 모을 수 있는지 확인하는 체크리스트

주문이 두 군데 이상(메일·카톡·쇼핑몰·게시판)으로 들어온다
주문을 한 시트로 옮기는 데 하루 30분 넘게 쓴다
쓰던 매크로가 자주 멈추거나 고칠 사람이 없다
같은 상품을 거래처마다 다른 이름으로 부른다

판매처가 여러 곳인 유통사뿐 아니라 제조업에서도 수발주 인트라넷 문의가 옵니다. 지금 쓰시는 주문 엑셀 한 장과 주문이 들어오는 곳 목록을 보내 주세요. 어디까지 자동으로 모을 수 있는지 표로 정리해 드립니다.