거래처마다 다른 상품명, 주문 들어올 때마다 자동으로 맞추는 법

같은 냄비 하나가 오픈마켓 주문에서는 「스텐 양수냄비 20cm」로 들어옵니다. 거래처 주문서에서는 「SUS 양수 20」, 자사몰에서는 「양수냄비(20) 스테인리스」로 들어옵니다. 사람 눈에는 셋 다 같은 물건이지만, 엑셀에서는 서로 다른 세 상품입니다.

수발주 담당자가 매일 아침 하는 일의 절반이 이렇게 다른 상품명을 맞추는 일입니다. 주문을 모으고, 이름을 맞추고, 어느 매입처에 넣을지 정하고, 발주서를 만듭니다. 이 글은 그중 가장 시간이 많이 드는 상품명 맞추기를 자동으로 처리하는 방법을 다룹니다.

(위 냄비 이름은 이해를 돕기 위한 예시입니다.)

엑셀 VLOOKUP으로 상품명을 맞출 때의 한계

처음에는 대부분 엑셀 대응표를 만듭니다. 왼쪽 칸에 판매처 상품명, 오른쪽 칸에 우리 상품 코드를 적고 VLOOKUP으로 찾습니다. 판매처가 한두 곳일 때는 이 방법으로 충분합니다.

문제는 VLOOKUP이 글자가 한 자라도 다르면 찾지 못한다는 점입니다. 띄어쓰기 하나, 괄호 하나, 옵션 표기 순서 하나만 달라도 빈칸이 나옵니다. 판매처가 다섯 곳, 열 곳으로 늘면 빈칸을 직접 채우는 담당자가 생깁니다. 결국 실제 대응 관계는 그 담당자의 기억에만 남습니다.

그래서 담당자가 휴가를 가거나 바뀌는 날 수발주가 멈춥니다. 매크로를 만들어 두었다가 파일이 손상되어 아무도 고치지 못하는 경우도 흔합니다. 저희가 만난 유통 도매사도 마찬가지였습니다. 몇 년 동안 쓰던 엑셀 매크로가 손상된 상태였습니다.

상품명 자동 매칭을 구성하는 세 가지

자동 매칭은 AI가 모든 상품명을 알아서 맞히는 구조가 아닙니다. 실제 시스템은 표 두 장과 사람의 확인 한 번으로 작동합니다.

첫째, 기준 상품표. 우리 회사가 부르는 이름으로 된 상품 목록입니다. 상품 하나에 코드 하나를 붙입니다. 모든 판매처의 상품명은 결국 이 목록의 상품 하나에 연결됩니다.

둘째, 별칭표. 판매처마다 쓰는 이름을 기준 상품에 붙여 둔 표입니다. 예를 들어 「SUS 양수 20」과 「양수냄비(20) 스테인리스」는 모두 기준 상품 A에 연결합니다. 한 번 맞춘 이름은 별칭표에 쌓이고, 다음 주문부터는 사람이 확인하지 않아도 자동으로 맞춰집니다.

셋째, 처음 보는 이름만 사람이 확인하기. 별칭표에 없는 이름이 들어오면 그 주문은 자동으로 처리하지 않습니다. AI가 비슷한 기준 상품 후보를 골라 보여 주고, 담당자가 맞는 상품을 한 번 눌러 확정합니다. 확정한 이름은 별칭표에 추가되므로 같은 상품명을 다시 확인할 필요가 없습니다.

이렇게 운영하면 처음 몇 주는 확인할 건이 많지만, 시간이 갈수록 줄어듭니다. 별칭표가 쌓일수록 사람이 확인할 일이 줄어드는 구조입니다.

가장 정확한 매칭 기준은 실제 발주 이력입니다

AI가 후보를 고를 때 무엇을 매칭 기준으로 삼는지에 따라 정확도가 달라집니다. 브랜드 사전이나 키워드 목록을 따로 만들어 쓰는 방법도 있습니다. 그러나 저희가 직접 적용해 보니 더 정확한 매칭 기준이 따로 있었습니다.

바로 실제 발주 이력, 즉 매입 원장입니다. 매입 원장에는 같은 상품명으로 주문이 왔을 때 어느 매입처에 어떤 상품으로 발주했는지가 남아 있습니다. 담당자가 이미 수천 번 내린 판단이 이 기록에 모두 들어 있습니다. 새로 사전을 만드는 것보다 이 기록을 매칭 기준으로 쓰는 편이 더 정확했습니다.

거래처 이름에도 같은 문제가 있습니다. 상호를 바꾼 거래처나 브랜드명과 법인명을 섞어 쓰는 거래처가 반드시 있습니다. 상품뿐 아니라 거래처에도 별칭을 붙여 두어야 같은 거래처가 서로 다른 거래처로 등록되는 일을 막을 수 있습니다.

확실하지 않은 주문은 바로 발주하지 않습니다

자동화를 처음 도입하는 회사가 가장 걱정하는 점은 「AI가 상품을 잘못 골라 엉뚱한 곳에 발주하면 어떻게 하나」입니다. 그래서 아래와 같이 구조를 잡습니다.

• 별칭표로 확실히 맞춘 주문은 그대로 매입처별 발주서로 넘어갑니다.
• 확실하지 않은 주문은 「확인 대기」로 표시하고 예상 매입처를 함께 보여 줍니다. 사람이 한 번 승인해야 발주됩니다.
• 들어와야 할 판매처 주문이 들어오지 않으면 수집 누락 알림을 보냅니다.
• 발주서는 미리보기로 검수한 뒤 보냅니다.

담당자는 「확인할 주문만 모은 목록」 하나만 보면 됩니다. 수백 줄을 모두 검토하던 일이 몇 줄만 확인하는 일로 바뀝니다.

실제로 만든 사례 — 유통 도매사의 수발주 시스템

저희가 유통 도매사에 만든 수발주 시스템은 네 가지 경로로 주문을 모았습니다.

1. 쇼핑몰 통합관리 솔루션과 API로 연동해 18개 쇼핑몰 주문 수집
2. 솔루션과 연동되지 않는 판매처는 해당 사이트에서 직접 수집
3. 메일로 오는 주문서 첨부 파일 읽기
4. 그 밖의 주문은 파일 업로드

이렇게 모은 주문을 기준 상품으로 맞추고, 매입 원장을 기준으로 매입처를 판정한 뒤, 매입처별 발주서를 만들어 검수 후 내보냈습니다. 손상된 엑셀 매크로가 하던 일은 웹 시스템으로 새로 만들었고, 그때까지 엑셀에 쌓인 주문 2만여 건도 새 시스템으로 옮겼습니다.

고객사 내부 시스템이라 화면은 비식별 처리해 사례 페이지에 올려 두었습니다. → 수발주 자동화 사례 보기

자동 매칭이 맞는 회사와 아직 이른 회사

자동 매칭은 다음과 같은 회사에서 효과가 큽니다.

• 판매처·거래처가 다섯 곳 이상이고 상품명이 제각각이다
• 상품 수가 수백 개 이상이다
• 매일 아침 주문 취합과 발주에 몇 시간씩 쓴다
• 그 일을 아는 사람이 한두 명뿐이다

반대로 판매처가 한두 곳이고 상품이 수십 개라면, 엑셀 대응표를 잘 정리하는 것으로 충분합니다. 시스템을 도입하는 비용보다 대응표를 정리하는 비용이 적게 듭니다.

상담 전에 준비하시면 좋은 자료 세 가지

• 판매처별 최근 주문서 파일 한 개씩
• 지금 쓰는 상품 목록(코드가 있으면 코드까지)
• 최근 몇 달 치 발주 내역

이 세 가지 자료가 있으면 첫 상담에서 함께 확인할 수 있습니다. 어느 판매처를 바로 연동할 수 있는지, 어느 판매처에 추가 작업이 필요한지, 상품명이 얼마나 다르게 쓰이는지입니다.

자주 묻는 질문

쇼핑몰 통합관리 솔루션을 쓰고 있는데 연동되나요? 한 쇼핑몰 통합관리 솔루션의 API로 주문을 받아 온 경험이 있습니다. 다만 그 API는 솔루션 회사와 별도 이용 약정이 필요해서, 계약 상태부터 함께 확인합니다.

처음부터 다 자동으로 맞춰지나요? 아닙니다. 별칭표가 비어 있는 처음에는 확인할 건이 많습니다. 확정한 이름이 쌓일수록 자동으로 맞는 비율이 올라가는 구조입니다.

지금 쓰는 엑셀과 함께 쓸 수 있나요? 함께 쓰시기를 권합니다. 처음 한두 달은 기존 엑셀과 함께 운영해 숫자가 맞는지 확인한 뒤 옮기는 편이 안전합니다.

발주서 양식이 매입처마다 다른데요. 매입처마다 양식이 다른 것이 일반적입니다. 매입처별 양식을 등록해 두고, 같은 주문 데이터로 각 양식에 맞는 발주서를 만듭니다.

판매처마다 다른 상품명 때문에 매일 아침 주문 취합에 시간이 많이 든다면, 지금 쓰는 주문서 몇 장만 보내 주세요. 어디까지 자동으로 맞출 수 있는지 먼저 확인해 드립니다.