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ERP 프로그램은 「어느 제품이 좋은가」보다 「우리 업무가 표준에 가까운가」를 기준으로 먼저 고르는 것이 맞습니다. 회계·재고·급여처럼 어느 회사나 비슷한 업무가 대부분이라면 패키지 ERP가 빠릅니다. 주문 처리 순서나 결재 흐름이 우리 회사만의 방식이라면 맞춤 사내 전산이 더 적합합니다. 어느 방식을 고르든 먼저 할 일이 있습니다. 엑셀 속 거래처·상품 이름을 정리하는 일입니다.
이번 주 뉴스: 지출·협업 자동화도 데이터를 한곳에 모으는 것부터 시작합니다
한스경제 보도(10월 7일)에 따르면 한 비용관리 솔루션 회사와 한 협업툴 운영사는 9월 29일 서울에서 함께 세미나를 열었습니다. 세미나 주제는 「DX부터 AX까지, 일하는 방식의 진짜 전환」이었습니다. 비용관리 솔루션 회사는 AI 문자인식(OCR)으로 영수증 입력을 자동화하고 ERP와 연동하는 방식을 소개했습니다. 비용 발생부터 회계 처리까지 데이터를 하나로 연결하는 방식입니다. 협업툴 회사는 업무 기록을 한곳에 모아 AI가 검색·요약하게 하는 방식을 소개했습니다.
두 회사 사례의 공통점은 AI 기술이 아니라 작업 순서입니다. 데이터가 한곳에 모여 있어야 그다음에 자동화를 적용할 수 있습니다. 담당자마다 엑셀 파일을 따로 관리하는 회사라면, 어떤 프로그램을 사용하든 마찬가지입니다. 먼저 거래처·품목·주문 데이터를 하나의 기준 파일로 합치고, 같은 거래처와 품목이 같은 이름으로 적히도록 정리해야 합니다.
엑셀 유지·패키지 ERP·맞춤 사내 전산 비교표
| 비교 항목 | 엑셀 유지 | 패키지 ERP | 맞춤 사내 전산 |
|---|---|---|---|
| 시작 속도 | 바로 | 빠름(설정 위주) | 만드는 시간이 듦 |
| 업무 순서 | 지금 그대로 | 프로그램에 맞춰 바꿈 | 지금 순서를 옮김 |
| 여러 사람 동시 사용 | 파일 충돌·숫자 불일치 | 가능 | 가능 |
| 담당자 부재 시 | 업무가 멈추기 쉬움 | 다른 직원이 화면에서 이어받음 | 다른 직원이 화면에서 이어받음 |
| 잘 맞는 회사 | 업무량이 아주 적은 곳 | 회계·재고 등 표준 업무가 대부분 | 주문·발주·정산 순서가 독특한 곳 |
| 주의할 점 | 매크로가 손상되면 고칠 사람이 없음 | 맞지 않는 기능에 업무를 맞춰야 함 | 한 번에 전부 만들면 실패 위험이 큼 |
표에서 「업무 순서」 항목을 먼저 확인하세요. 업무 순서를 프로그램에 맞춰 바꿀 수 있다면 패키지 ERP부터 검토하시면 됩니다. 바꾸기 어렵다면 맞춤 사내 전산이 맞습니다.
두 방식 중 하나만 골라야 하는 것은 아닙니다. 회계·급여처럼 표준인 부분은 패키지 ERP를 쓰고, 주문·발주처럼 회사 고유의 순서가 있는 부분만 맞춤으로 만들어 연동하는 방법도 있습니다. 이때는 두 시스템이 같은 거래처 이름과 상품 코드를 써야 연동이 제대로 됩니다.
웹·전산 개발웹·전산 개발이 궁금하시면진행 순서·범위·사례를 상세 페이지에 정리해 두었습니다.자세히 보기 →ERP 프로그램을 고르기 전에 확인할 5가지
- 같은 거래처가 몇 가지 이름으로 적혀 있는가 — 「(주)○○」, 「○○상사」, 「○○」가 한 파일에 섞여 있으면 어떤 ERP든 매출 집계가 맞지 않습니다. 새 시스템으로 옮기기 전에 거래처 기준 이름표를 만드세요.
- 매일 옮겨 적는 일이 무엇인가 — 주문을 받아 다른 표에 다시 적는 일처럼 매일 반복되는 업무가 첫 번째로 옮길 대상입니다.
- 판단이 많은 일은 무엇인가 — 한 달에 한두 번 있고 판단이 들어가는 일은 나중에 옮깁니다. 현장에서 말로 처리하는 편이 더 빠른 일은 옮기지 않아도 됩니다.
- 누가 어떤 화면을 봐야 하는가 — 대표, 영업, 창고가 보는 숫자가 다릅니다. 각자 필요한 화면을 적어 두면 패키지든 맞춤이든 설정이 빨라집니다.
- 회계·세무는 어디까지 연결할 것인가 — 통장 거래나 세금계산서를 자동으로 불러오는 일은 전산이 할 수 있습니다. 다만 세무 신고 자체는 세무 담당자나 세무사에게 맡기는 것이 안전합니다.
실제 사례: 손상된 엑셀 매크로를 대체한 수발주 시스템
유통 도매사 수발주 시스템은 비즈팝콘이 만든 사례입니다. 이 회사는 몇 년 동안 쓰던 엑셀 매크로가 손상된 상태에서 시스템 구축을 시작했습니다. 쇼핑몰 통합관리 솔루션의 API로 18개 쇼핑몰 주문을 모았습니다. 솔루션과 연동되지 않는 판매처는 직접 수집하고, 메일로 오는 주문서 첨부 파일도 읽어 한곳에 모았습니다.
가장 시간이 많이 든 작업은 이름 정리였습니다. 판매처마다 같은 상품을 다른 이름으로 보내기 때문에, 기준 상품표와 별칭표를 만들어 자동으로 매칭했습니다. 처음 들어온 상품명만 사람이 확인합니다. 위 5가지 중 1번과 같은 이름 정리 단계를 건너뛰지 않았기 때문에 집계가 맞게 되었습니다.
ERP·사내 전산 도입 전 점검표
- 담당자 한 명이 빠지면 주문·정산이 멈춘다
- 같은 숫자를 두 개 이상의 엑셀에 옮겨 적는다
- 월말마다 파일끼리 숫자가 안 맞아 다시 맞춘다
- 패키지 ERP 시연을 봤는데 우리 순서와 달라 망설였다
두 가지 이상 해당하면 프로그램을 고르기 전에 업무 흐름부터 함께 점검하는 것이 빠릅니다. 지금 쓰는 엑셀 파일 하나와 가장 시간이 많이 드는 업무 하나만 알려 주세요. 시스템으로 옮길 수 있는지, 패키지 ERP와 맞춤 사내 전산 중 어느 것이 나은지부터 판단해 드립니다.
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