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회사 업무용 AI 비서는 반복되는 사무를 넘겨받는 도구입니다. 메일과 게시판에 흩어진 자료를 모으고, PDF로 온 문서를 엑셀 양식에 옮기고, 매번 같은 첫 안내를 보내는 일은 AI 비서에게 맡기기 좋습니다. 반대로 금액을 정하고, 계약 조건을 판단하고, 고객에게 약속하는 일은 사람이 해야 합니다. 이 구분을 먼저 정해 두면 AI 비서를 더 안심하고 도입할 수 있습니다.
이번 주 뉴스: 외주로 맡기던 업무를 AI로 사내에서 처리하는 기업들
이데일리(10월 6일)는 중견·중소기업들이 그동안 외주에 의존해 온 업무 처리를 AI로 사내에 흡수하고 있다고 보도했습니다. 한 화장품 제조 기업은 내년까지 공급망·원가·인사 등 7개 분야 27개 프로젝트를 외주 없이 사내 인력으로 추진할 계획입니다. 같은 업종의 또 다른 기업은 사내 「AI 챌린지 랩」에서 50여 개 AI 과제를 진행했다고 밝혔습니다. 한 뷰티 기업은 계약서 조항 분석과 법적 위험 탐지를 돕는 법무관리 AI 솔루션을 도입했습니다. 같은 기사에는 AI로 간단한 홍보물을 직접 만드는 고객사가 늘면서 대행사들이 새 일감을 찾아 나섰다는 이야기도 실렸습니다.
계약서 사례의 「조항 분석과 위험 탐지」는 AI가 결론을 대신 내는 일이 아닙니다. 사람이 검토해야 할 조항을 찾아 표시해 주는 일입니다. 중소기업도 같은 원칙을 적용할 수 있습니다. AI 비서는 사람의 판단을 돕는 용도로 쓸 때 가장 안전합니다.
AI 비서에게 맡길 수 있는 일과 맡기면 안 되는 일 비교
| 업무 | AI 비서에게 | 사람에게 | 이유 |
|---|---|---|---|
| 메일·게시판 자료 모으기 | 맡김 | 결과만 확인 | 규칙이 정해져 있고 반복됨 |
| PDF·이미지 문서를 엑셀 양식에 옮기기 | 맡김 | 애매한 칸만 확인 | 옮겨 적기는 실수가 잦은 일 |
| 보고서·발주서 초안 | 초안까지 | 확인 후 발송 | 틀은 같고 내용만 바뀜 |
| 문의 첫 안내 | 맡김 | 넘겨받아 상담 | 답할 내용이 정해져 있음 |
| 견적 금액 정하기 | 맡기지 않음 | 사람이 결정 | 회사가 책임지는 숫자 |
| 계약 조건 판단 | 쟁점 정리까지 | 사람·전문가가 결정 | 법적 책임이 따름 |
| 고객에게 사과·약속 | 맡기지 않음 | 사람이 직접 | 관계와 신뢰의 문제 |
표에서 「맡김」으로 표시된 업무와 비슷한 일이 우리 회사에 있는지 확인해 보세요. 매일 반복되고, 틀려도 사람이 바로 고칠 수 있는 일이 가장 먼저 맡길 후보입니다. 계약 관련 내용은 일반 안내이며, 구체적인 판단은 반드시 전문가에게 확인하셔야 합니다.
AI 자동화AI 자동화가 궁금하시면진행 순서·범위·사례를 상세 페이지에 정리해 두었습니다.자세히 보기 →사례: 비즈팝콘 문의 접수에서 AI 비서가 하는 일
비즈팝콘 홈페이지로 문의가 들어오면, 먼저 AI 고객지원팀이 문의를 접수하고 첫 안내를 보냅니다. 이어서 AI 영업지원팀이 문의 내용을 읽고, 상담 전에 여쭤볼 사전 질문지를 만듭니다. 여기까지는 AI가 처리합니다.
상담과 견적은 사람이 합니다. 문의하신 분이 무엇을 원하는지, 예산과 일정이 맞는지, 어떤 조건으로 진행할지는 담당자가 직접 판단합니다. 위 표 기준으로 보면 「문의 첫 안내」와 「초안」은 AI에게, 「견적 금액」과 「사과·약속」은 사람에게 맡긴 것입니다. 그래서 담당자는 정리된 질문지를 받은 상태에서 상담을 시작합니다. 같은 질문을 처음부터 다시 묻지 않아도 되므로, 판단이 필요한 내용을 바로 논의할 수 있습니다. AI 비서는 담당자를 대신하지 않고, 상담 전 준비 작업을 맡습니다.
AI 비서에게 일을 맡기기 전에 정할 안전장치 세 가지
AI 비서를 쓸 때 가장 위험한 상황은 작업이 멈추는 것이 아니라, 틀린 상태로 계속 처리되는 것입니다. 그래서 일을 맡기기 전에 아래 세 가지를 정해 두세요.
- 실패하면 알리기 — 자료 수집에 실패했는데 아무 알림 없이 넘어가면 안 됩니다. 메일·문자·카카오톡처럼 평소 확인하는 곳으로 알림이 오게 합니다.
- 애매하면 멈추기 — 값이 비어 있거나 AI가 확신하지 못하는 건은 처리를 멈추고, 사람이 확인할 수 있게 따로 모아 둡니다.
- 기록을 남기고 되돌리기 — 언제 무엇을 처리했는지 남아 있어야 잘못됐을 때 이전 상태로 돌릴 수 있습니다.
사내 자료가 외부로 나가는 것이 걱정된다면, 어떤 자료가 어디까지 전송되는지 먼저 정리하세요. 자료를 외부로 보내지 않는 방식으로 만드는 방법도 있습니다.
처음 한 달은 AI 비서가 처리한 결과를 사람이 전부 확인하세요. 틀린 건이 줄어든 것을 확인한 뒤에 확인 범위를 애매한 건으로 좁힙니다. 처음부터 확인하지 않으면 잘못된 처리가 쌓인 뒤에야 알게 됩니다.
AI 비서 도입이 맞는 회사인지 확인하는 기준
- 매일 같은 자료를 모아 같은 양식으로 옮겨 적는다
- 문의가 오면 늘 같은 첫 안내를 보낸다
- 「이건 사람이 정해야 한다」는 일을 구분해 말할 수 있다
- 외주로 맡기던 정리 업무를 안에서 처리하고 싶다
두 가지 이상 해당하면 AI 비서 도입을 검토해 볼 만합니다. 매일 반복하는 업무 하나만 적어 보내 주세요. AI 비서에게 맡길 수 있는 업무인지, 어디까지 AI 비서가 처리하고 어느 단계에서 사람이 확인할지 함께 정리해 드립니다.
AI 자동화AI 자동화가 궁금하시면진행 순서·범위·사례를 상세 페이지에 정리해 두었습니다.자세히 보기 →상담은 완전 무료AI 비서 상담은 완전 무료입니다지금 하시는 업무나 고민을 한두 줄만 적어 보내 주십시오. 다음 영업일에 할 수 있는 방법과 대략 기간을 답해 드립니다. 필요한 프로그램은 회사 사정에 맞춰, 합리적인 비용으로 만들어 드립니다.무료 상담 신청하기 →📞 상담 1533-5459
출처
- 「홍보물 제작에 계약서 검토까지… 외주 계약 끊고 'AI 활용 직원' 뽑는다」, 이데일리, 2026-10-06
- 비즈팝콘 AI 고객지원팀·AI 영업지원팀: 비즈팝콘 홈페이지 문의 접수 흐름에서 실제 운영 중